Deel 4: Contracten en schriftelijke overeenkomsten

Een contract biedt een antwoord op zulke onzekerheden.

Op de website jeugdlokalen.be vind je verschillende artikels over contracten en overeenkomsten.

Volgorde van artikels hier nog toevoegen

1.    Wat is een goed contract?

2.    Soorten contracten

3.    Algemene principes bij het afsluiten van een overeenkomst

4.    WAT MOET ER ZEKER IN EEN OVEREENKOMST STAAN?

5.    WAAROM EEN GOED CONTRACT VOOR JOUW JEUGDLOKAAL?

1.     WAT IS EEN GOED CONTRACT?

Veel jeugdverenigingen hebben geen contract voor het gebruik van hun jeugd- lokaal. Dat brengt veel onzekerheid met zich mee, voor zowel eigenaar als gebruiker. Ben je wel zeker dat je vereniging de lokalen altijd zal mogen gebruiken? Weet je als eigenaar eigenlijk of de vereniging een brandverzekering heeft afgesloten?

Een contract biedt een antwoord op zulke onzekerheden. Maar wat is een goed contract?

Enkele principes: - Dubbel op met principes bij punt 3[PB1] ???

• Een contract moet duidelijk zijn.

Zorg ervoor dat er een geschreven en ondertekende overeenkomst is. Beide partijen moeten een geldig exemplaar hebben en de inhoud ervan begrijpen.

• Een contract moet veiligheid bieden voor beide partijen.

Een contract moet zorgen voor stabiliteit en zekerheid. Daar komt wel wat bij kijken:

• Juridisch: hebben de gemaakte afspraken een wettelijke basis?

• Financieel: is er gekeken naar de financiële draagkracht van de vereniging en eigenaar om bepaalde plichten te kunnen nakomen?

• Bouwkundig: wordt ervoor gezorgd dat het gebouw stabiel, brandveilig, hygiënisch… is

• Een contract moet comfortabel zijn.

De plichten van elke partij moeten draaglijk zijn. Het kan niet de bedoeling zijn dat de eigenaar beloftes maakt die hij financieel of organisatorisch niet kan waarmaken. Net zo min als een jeugdvereniging ertoe mag verplicht worden zich te plooien naar bepaalde wensen van de eigenaar.

•    Wees steeds eerlijk.

Stel geen eisen of doelen die niets te maken hebben met de juridische mate- rie van een contract. Ga niet rond de tafel zitten met een verborgen agenda.

•    Een goed contract kijkt naar de toekomst.

Zorg ervoor dat je contract de continuïteit van de vereniging garandeert, zowel op vlak van de toekomst van het gebouw (energiezuinigheid, investeringen, …) als op vlak van samenwerking tussen de verschillende partijen (wederkerend overleg, enz).

Tip: laat het contract lezen door een derde partij.  

Onduidelijk contract: de lokalen blijven in erbarmelijke staat

De scouts maken al jaren gebruik van lokalen van de dekenale vzw. Volgens de huidige leiding berust dit op een mondelinge overeenkomst, maar er is een vermoeden dat er wel iets van op papier staat. Waar die documenten liggen, is een raadsel. Hoogstwaarschijnlijk heeft iemand van de vorige groepsleiding er weet van.

Het beheer van de lokalen ligt volledig bij de leidingploeg. Maar nu zijn er grote infrastructuurwerken nodig. Dat gaat de scoutsgroep z’n petje te boven.

En trouwens, heeft de eigenaar hier geen rol in te spelen?

Alle wettelijke bepalingen zijn door zowel dekenale vzw als scoutgroep zo goed als onbekend. Geen van beide partijen kan zijn verplichtingen correct benoe- men. Hoog tijd om dat contract op te diepen. Eens gevonden, blijkt dit een eenvoudig A4-tje te zijn waar eigenlijk alleen maar in staat dat de scouts de lokalen mogen gebruiken. Wettelijke bepalingen zijn er niet in opgenomen en de verwachtingen van beide partijen staan dus evenmin op papier.

Het lokaal begint stilaan in verval te geraken. Er moeten dringend afspraken gemaakt worden met de dekenale vzw! Alleen… wat moet er besproken worden? Een nieuw contract? Een investering van de parochie? Veel schot zit er niet in de zaak. De lokalen blijven voorlopig wel ter beschikking van de jeugd- beweging, maar zijn in erbarmelijke staat.

2.    Soorten contracten

Er bestaan verschillende typen contracten. Elk contract heeft zijn eigen specifieke kenmerken. Dat betekent ook dat er bij elke situatie moet afgewogen worden welk contract het best de noden en behoeften behartigt.

Een uitgebreid overzicht vind je op de website jeugdlokalen.be .

https://www.jeugdlokalen.be/thema/overeenkomsten/handleiding-richting-een-goede-overeenkomst

3.    ALGEMENE PRINCIPES BIJ HET AFSLUITEN VAN EEN OVEREENKOMST

Koppelen aan https://www.jeugdlokalen.be/thema/overeenkomsten/handleiding-richting-een-goede-overeenkomst

1. Bespreek eerst met de tegenpartij wat jullie beiden willen: contract van korte of lange duur, wie welke verantwoordelijkheden zal dragen (gebruiker of eigenaar), wie welke kosten zal dragen, wie instaat voor het onderhoud, enzovoort.

2. Kies pas daarna welk type contract jullie zullen gebruiken.

3. Een contract is een overeenkomst tussen twee partijen. Zorg er dus voor dat beide partijen zich in de afspraken kunnen vinden.

4. Een contract loopt over meerdere – soms zelfs tientallen – jaren. Neem ruim de tijd en laat er liefst enkele bijeenkomsten over gaan alvorens effectief te ondertekenen.

5. Een contract laat je best nalezen door een juridisch expert (advocaat, jurist, notaris) die kan nagaan of de tekst geen fouten en tegenstrijdigheden bevat. Ga hiervoor op zoek in je directe omgeving.

6. Een contract laat je ook best nalezen door iemand die er niets van kent, want ook zo’n persoon moet het allemaal kunnen begrijpen.

7. Een contract tekenen kan soms verstrekkende gevolgen hebben. Controleer of het opzetten van een vzw als rechtspersoon gewenst is!

8. Een overeenkomst is een zakelijk, juridisch document. Zorg ervoor dat het louter over het gebruik van het lokaal gaat en niet over de interne werking van eigenaar of gebruiker.

9. Indien het lokaal meerdere gebruikers heeft, zorg er dan voor dat er duide- lijke afspraken gemaakt worden. Dit kan in een huishoudelijk reglement, al is het ook niet slecht om de basisprincipes (wie gebruikt welke lokalen) te noteren in de overeenkomst zelf.

10. Betrek experten

4.              WAT MOET ER ZEKER IN EEN OVEREENKOMST STAAN?

Je kunt in een overeenkomst zeer specifieke zaken opnemen, afhankelijk van de context. Toch zijn er enkele zaken die ofwel wettelijk verplicht zijn, ofwel sterk aan te raden zijn!

Wettelijk minimum

•    Identificatie van de contracterende partijen: correcte naam en adres van beide partijen. In het geval van jeugdlokalen worden overeenkomsten vaak gesloten tussen twee verenigingen of vzw’s. Zorg ervoor dat de juiste par- tijen aan tafel zitten (bijvoorbeeld niet de parochieraad, maar de parochiale vzw) en dat ze door de juiste persoon vertegenwoordigd worden (= gemach- tigd om voor de vereniging te tekenen).

•    Datum waarop het contract ingaat en wat de duur is (einddatum of ‘onbe- paalde duur’). Bekijk eventueel of een tussentijdse herziening van het con- tract mogelijk is. Dat kan wenselijk zijn wanneer de gebruiker bijvoorbeeld grote investeringen gedaan heeft.

•    Prijs: vermeld de huurprijs per maand/trimester/jaar. Vermeld ook of de prijs geïndexeerd kan worden. Bepaal meteen ook de betalingsvoorwaarden: wanneer de huurprijs of pacht betaald moet worden en op welke manier.

Bij een gebruiksovereenkomst wordt het goed kosteloos ter beschikking gesteld. Ook in recht van opstal is een vergoeding niet gebruikelijk. Zorg in deze gevallen dat dit ook duidelijk omschreven is in de overeenkomst.

•    Omschrijving van het goed (grond, toegangsweg, terrein, gebouw…) zodat het duidelijk is welke delen van het gebouw of terrein gebruikt worden.

Sterk aan te raden

(Bespreek dit met een juridisch adviseur want sommige punten zijn afhankelijk van het type contract.)

•  Formele zaken: ‘Opgemaakt te…’ + datum… + ‘gelezen en goedgekeurd’…

•  Opzeg: hoe moet het contract (vroegtijdig) opgezegd worden? Wat is de ter- mijn die hiervoor gerespecteerd moet worden?

•  Bestemming van het gebouw: wat kan/mag op de grond, terreinen georga- niseerd worden? Activiteiten van de jeugdbeweging is een evidentie, maar mogen fuiven, overnachtingen…?

•  Verzekeringen: zorg ervoor dat het gebouw door de juiste partner verzekerd wordt voor brand en stormschade. Denk ook aan de inboedel. Het is niet ver- plicht die te verzekeren, maar het zou jammer zijn van het materiaal mocht er iets gebeuren De eigenaar neemt ook best afstand van verhaal op in zijn verzekeringspolis.

•  Waarborg: voor contracten van korte duur. Bepaal hoeveel de waarborg moet bedragen en waar dit bedrag gestort moet worden. Kies hiervoor best voor een geblokkeerde rekening.

•  Belastingen en taksen: de eigenaar moet de belastingen en taksen op het goed betalen.

•  Kosten: de kosten van nutsvoorzieningen zijn ten laste van de gebruiker.

•  Registratiekosten: een huurovereenkomst en een bruikleenovereenkomst kunnen geregistreerd worden (en dat wordt ook best gedaan). Bij wie ligt deze verantwoordelijkheid en wie draagt de kosten hiervoor?

•  Gedeeld gebruik: (gebouw, terrein…): als er meerdere gebruikers/partijen zijn van hetzelfde gebouw of terrein worden deze best benoemd in de overeen- komst. Beschrijf ook wie toegang heeft tot welke ruimten.

•  Onderverhuur: bespreek of het toegestaan is om het lokaal te verhuren. Daarvoor kan je volgende factoren in overweging nemen: Aan wie mag ver- huurd worden? Hoe vaak mag verhuurd worden? Wie draagt de verantwoor- delijkheden? Zorg ook dat er toestemming is van de gemeente!

•  Voorkooprecht: bespreek of de jeugdvereniging voorkooprecht kan krijgen op de lokalen. Mocht de eigenaar beslissen de lokalen te verkopen, dan krijgt de jeugdvereniging de eerste kans tot aankoop. Een ander alternatief is dat er in de overeenkomst wordt opgenomen dat, in geval van verkoop, de eigenaar mee zoekt naar nieuwe lokalen.

Tip

•  Belastingen en taksen: Lokalen die gebruikt worden door jeugdverenigin- gen kunnen in principe worden vrijgesteld van onroerende voorheffing. Maak afspraken tussen jeugdvereniging en eigenaar om deze vrijstelling aan te vragen.

5. WAAROM EEN GOED CONTRACT VOOR JOUW JEUGDLOKAAL?

Het opmaken van een goed contract is voor beide partijen van belang.

•    Huisvesting betekent een plek om te spelen, een ruimte om materiaal droog en veilig op te bergen, een lokaal om zelf in te richten… Dit is allemaal essentieel voor een jeugdvereniging. Huisvesting is dus belangrijk genoeg om rond de tafel te gaan zitten en stevig door te praten.

•    Gastvrijheid is een mooie waarde: gebouwen en lokalen laten benutten, in beheer geven of overdragen aan verenigingen die voor verbondenheid zorgen in het sociale weefsel in de (parochie-)gemeenschap. Een parochiaal bestuur kan het als haar taak zien om hier (blijvend) in te voorzien en over te waken.

•    Realiteitszin is aangewezen: wie gebruikt welke ruimten? Welke voorzie- ningen zijn (nog) nodig? Op welke manier kan een en ander gecombineerd worden? Hoe kunnen we samen alles op elkaar afstemmen? Openheid, ver- trouwen en inzet zijn net zo essentieel als realiteitszin. De situatie hier en nu is aan de orde, maar even goed de toekomst.

•    Centen tellen en beheren ‘als een goede huisvader’, dat is een opdracht voor de parochiale en burgerlijke overheden en voor de (jeugd)verenigingen. Een papierslag of een spaghetti-avond kunnen een mooi bedrag opleveren om werkingsmateriaal te kopen. Maar een grondige dakrenovatie of nieuwe lo- kalen bouwen vragen om een veel groter budget en dat is niet altijd haalbaar voor een jeugdvereniging. Als parochie, gemeentelijke overheid en de jeugd- verenigingen de handen in elkaar slaan, wordt de rekening lichter om dragen.

•    Samenwerkingskansen: Parochie, gemeente, verenigingen… er zijn veel par- tijen die winst boeken bij een goede samenwerking, vanuit een constructieve houding. Blind zijn voor de realiteit van belangen en strategieën is niet nodig, doch het gezamenlijk doel ‘(jeugd-)lokalen’ moet de leidraad zijn.

Een goed contract dankzij een goed contact

Een gidsengroep betrekt al jaren een huis dat eigendom is van de dekenale vzw. De samenwerking met de parochie verliep altijd vlot. Een keer per jaar organiseert de jeugdbeweging een misviering in de parochiekerk, ze nodigen elkaar uit op hun evenementen, de parochie wil steeds bijspringen bij moeilijke

onderhoudswerkzaamheden in het lokaal en de jeugdbeweging willigt graag het verzoek van de pastoor in om het mariabeeldje op de gevel een nieuwe lik verf te geven.

Met de jaren is het lokaal echter sterk verouderd en grote werken dringen zich op. Om subsidies te ontvangen van de stad moet de groep een bewijs hebben dat ze langer dan vijf jaar gebruik zullen kunnen maken van het lokaal. Een contract voor het gebruik van de lokalen is er echter niet. Maar na een telefoontje en een aantal stevige gesprekken met de dekenale vzw is dat euvel van de baan. Dank- zij de goede contacten in het verleden weet de parochie meteen waarover het gaat en stellen ze gewillig een contract op!

 [PB1]In deel zetten ‘Handleiding richting een goede overeenkomst.’